Como atualizar sistemas de gestão sem uma equipe interna de desenvolvimento de software

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Atualizar sistemas de gestão é um momento crítico para uma empresa, pois exige disponibilidade de recursos – muitas vezes forçando a realização de investimentos – e de pessoal. O caminho é mais simples se a empresa conta com uma equipe interna de Tecnologia de Informação, pois esta conhece melhor os impactos do ERP na vida da empresa.

Para quem não tem uma equipe interna de TI, o caminho é a contratação de uma empresa especializada na área, como a Eiti Gestão em TI, para atualizar sistemas de gestão. Ela fornece novas ideias, soluções diferenciadas, tecnologias mais adequadas aos seus objetivos e necessidades e boas práticas de mercado.

Antes de se tomar uma decisão deve-se efetuar uma análise que envolve uma série de variáveis: a importância de atualizar sistemas de gestão, os custos envolvidos, o tipo de atualização necessária e a definição do momento ideal para se efetuar esta mudança.

Tipos de atualizações

As atualizações podem ser classificadas em três tipos.
Pontuais: fornecedor trata de um problema específico. Correspondem aos bugs.

Atualização mais abrangente e uniforme: são pacotes que incluem correções e novas funcionalidades. Equivale ao lançamento de um service pack.

• Consistentes: alteram características do sistema, implementam novos módulos e recursos. Comparando com o Windows, seria o correspondente a uma troca de versão.

A tendência de mercado é lançar atualizações mais simples, que não dependam tanto do fornecedor e que possam ser realizadas com sucesso pela equipe encarregada pelo ERP na organização, independentemente de ela ser interna ou externa.

Há necessidade de atualização?

A real necessidade de se atualizar sistemas de gestão deve ser analisada pela empresa em conjunto com a equipe de tecnologia da informação, seja ela interna ou externa.

Muitas vezes se faz a atualização por puro desconhecimento, só para manter o ERP em dia, com funcionalidades que nada acrescentam ao negócio. Isto implica em tempo desperdiçado e aumento de custos, impactando negativamente no negócio.

A atualização é válida para a empresa se há a cobertura de um novo processo do negócio ou atende a uma nova obrigação legal ou fiscal.

Ao se decidir atualizar sistemas de gestão, é fundamental definir uma janela de tempo para a realização, de tal modo que impacte minimamente nos processos do negócio.

Atenção às mudanças!

O processo de atualizar sistemas de gestão não deve ser temido. Deve-se considerar como algo natural, como a modernização de uma máquina em uma fábrica.

Algumas considerações devem ser feitas neste processo:
• Estar atento aos custos, muitas vezes não explicitados pelos fornecedores de ERP.

• Considerar as atualizações do sistema de gestão no orçamento da área de TI da empresa. Planejar bem os investimentos, para não incorrer em gastos desnecessários.

• Estar atento ao suporte oferecido pelo fornecedor. Muitos descontinuam versões dos seus produtos, o que força a empresa a atualizar o ERP a contragosto.

Alguns custos que podem estar envolvidos no processo de atualizar sistemas de gestão:

• Consultores especialistas em atualizações específicas.

• Deslocamentos.

• Custos com atualização fora do expediente.

• Necessidade de treinamentos referentes a novas funcionalidades liberadas nas atualizações.

• Custos com mão de obra para compatibilização de bases de dados.

• Custos com aquisição de hardware e software, decorrente das atualizações.

• Custos internos com pessoal para a realização de testes.

O ideal no processo de atualizar sistemas de gestão é acompanhar de perto as mudanças que estão sendo realizadas. Só assim é possível separar e saber o que vai causar impacto à empresa do que não vai causar.

O importante é manter-se atualizado com as funcionalidades que são úteis ao seu negócio e estar atento às mudanças que são sugeridas de tempos em tempos. É a melhor forma de ter cobertura de novos processos, acesso a novas práticas de mercado que agreguem competitividade, novas legislações e determinações legais e novas correções.

Conclusão

É importante estar preparado para esta etapa. Ter uma ideia dos custos e necessidades envolvidos e prevê-los no orçamento. A empresa precisa ter alguém que acompanhe de perto as mudanças no ERP, mesmo que não tenha uma equipe interna dedicada à TI.

Só assim é possível mensurar o que vai causar impacto no dia a dia, evitando gastos desnecessários.

É fundamental manter o sistema de gestão atualizado. Esta é a melhor forma de ter a cobertura de novos processos, acesso a novas práticas de mercado que agreguem competitividade, atualização das legislações e a correção de bugs relevantes.

Se você precisa de ajuda para manter seu sistema de gestão atualizado, peça um contato da nossa equipe.

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