A importância de manter um sistema de gestão atualizado

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Os sistemas de gestão são importantes ferramentas no cotidiano das empresas. Sua utilização está difundida em todos os segmentos da economia. O papel fundamental que os ERPs executam nas empresas é o de facilitar e agilizar a obtenção de informações essenciais para o dia a dia dos negócios. Contribuem para ampliar a competitividade e possibilitam que o processo de tomada de decisões seja mais assertivo.

Por isso, é fundamental ter um sistema de gestão atualizado. Isto acaba contribuindo para processos produtivos mais ágeis, impactando decisivamente sobre a rentabilidade e a lucratividade dos negócios.

Cinco vantagens importantes de estar 100% em dia com o sistema de gestão:

• Manutenção da compliance fiscal e trabalhista

• Otimização dos processos

• Garantia da segurança das informações

• Redução dos riscos para o negócio

• Aumento na competitividade

Manutenção da compliance fiscal e trabalhista

Um estudo realizado pelo Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT), divulgado em 2017, dá uma ideia da proliferação de normas tributárias federais, estaduais e municipais: em média, a cada hora são editadas duas.

Sem ter um sistema de gestão atualizado crescem os riscos de não conformidades e aumentam as possibilidades de a empresa ser punida por descumprir a legislação tributária, o que pode acarretar pesadas multas.

Uma área em que a empresa também pode ter problemas se não tiver um sistema de gestão atualizado é a trabalhista. A legislação teve uma forte mudança recentemente e é extremamente volátil.

Otimização dos processos

Uma facilidade que um sistema de gestão atualizado possibilita é a otimização dos processos. Um exemplo claro pode ser visto na área fiscal: pesquisa do Banco Mundial, divulgada no final de 2017, mostra que, em média, as empresas brasileiras gastam 1.958 horas/ano para solucionar questões referentes a tributos e contribuições previdenciárias.

Garantia de segurança nas informações

A preocupação com a segurança dos dados é crescente. O avanço da tecnologia cria, a cada dia, diferentes formas de malwares, que podem ameaçar a estabilidade do negócio. Esta é mais uma razão para ter um sistema de gestão atualizado.

A fonte mais comum (54%) de incidentes é o parceiro de negócios, aponta um estudo difundido pela consultoria internacional PwC em 2017. E a principal estratégia (21%) usada pelos difusores de malware é a engenharia social. Soluções que estão operando 100% atualizadas correm menos risco de ser invadidas.

Redução nos riscos

Manter um sistema de gestão atualizado contribui para minimizar as possibilidades de inconsistências nas informações fornecidas, possibilitando a redução do retrabalho no processo de obtenção de informações. Isto acaba por facilitar o processo de tomada de decisões.

Aumento na competitividade

A economia está crescendo. Uma pesquisa feita em meados de março de 2018 pelo Banco Central (BC) junto a instituições financeiras projeta que o PIB brasileiro crescerá num ritmo próximo de 3% em 2018 e 2019. As oportunidades estão abertas a todo mundo.

Quem vai se dar bem será aquele que estiver mais bem preparado para este cenário.

Uma ferramenta vital neste cenário é ter um sistema de gestão atualizado. Ele vai possibilitar melhor visibilidade nas informações da empresa. Isto facilita muito a tomada de decisões e permite que ela seja mais assertiva.

O resultado pode ser um melhor aproveitamento das oportunidades existentes, com custos menores e lucros e receitas maiores.

Como manter os sistemas de gestão atualizados

Formas de manter os sistemas de gestão atualizados rodando em sua empresa:

– Ter a última versão do sistema operando

– Ter uma equipe interna de desenvolvimento realizando as customizações necessárias, quando o ERP padrão não cobrir as funcionalidades específicas do negócio.

Mas, atenção! É preciso ter um cuidado especial com as customizações, por causa do risco de perda do investimento no momento de uma atualização automática.

Por que terceirizar a manutenção e o desenvolvimento de sistemas?

A terceirização da manutenção e do desenvolvimento de sistemas pode ser extremamente interessante, pois:

– Permite a manutenção do foco no negócio

– Equipes internas, ainda que conheçam as especificidades do negócio, têm foco em um só cliente

– Redução de custos

Foco no negócio

A prioridade de uma equipe de TI deve ser atender às especificidades de seu cliente interno e não o desenvolvimento de sistemas, o que requer a contratação de especialistas.

Conhecimento de mercado

Uma das vantagens de se ter o suporte de uma equipe externa de TI é o amplo conhecimento de mercado que ela tem. Ela pode aproveitar experiências de outros segmentos e empresas no seu negócio, introduzir inovações e eliminar rotinas desnecessárias e pouco produtivas.

O suporte externo pode aproximar a sua empresa das mais modernas práticas de TI e das novidades tecnológicas. Equipes externas de tecnologia, normalmente, estão ligadas a empresas que investem maciçamente em treinamento (certificações).

Redução de custos

A Reforma Trabalhista, aprovada no ano passado, ampliou as possibilidades de terceirização, possibilitando que as empresas se concentrem cada vez mais no seu core business.

Com isso abre-se espaço para que equipes internas de TI atuem mais estrategicamente, sendo direcionadas para atividades que busquem inovação nos negócios.As atividades não vinculadas ao núcleo do seu negócio – como manter o sistema de gestão atualizado – podem ser delegadas a empresas especializadas, com a vantagem de se ter custos menores com a tecnologia da informação.

Conclusão

Manter o sistema de gestão atualizado é fundamental nos dias de hoje. Ajuda a manter a competitividade e a compliance do negócio, ampliando a rentabilidade e lucratividade e reduzindo custos. A Eiti Gestão de TI pode ajudar você, pois tem uma equipe preparada para dar suporte, integração, promover melhorias e customizar sistemas.

 

 

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